اولین قدم دانستن معنی لغوی این کلمه می باشد : "طرح پیشنهادی"
و قدم بعدی کاربرد آن : به منظور معرفی پروژه خود و یا دامنه فعالیت خود گاهی لازم است که شرحی از آن را در اختیار کارفرما قرار دهید. در واقع توضیحی از امکانات و اختیارات خود!
در نگارش پروپزال سطح دانش مخاطبین و نیز موقعیت آنان بایستی در نظر گرفته شود. اگر مخاطب پروپوزال دارای دانش فنی کافی نیست، باید همراه در ابتدای آن یک مقدمه اجرایی به زبان غیرفنی و ساده آورده شود.
استاندارد کاملاً تعریف شده ای برای نگارش یک پروپوزال وجود ندارد، لیکن فرمت های متداول متعددی موجود است و برخی از سازمانها، بخصوص سازمانهای سرمایه گذار و اعطا کننده کمک مالی، فرمت های از پیش تعیین شده ای برای اینکار دارند. در اینجا یک فرمت کلی برای این منظور پیشنهاد می شود.
- فرمت کلی یک پروپوزال
۱) مقدمه
▪ معرفی پروپوزال : اگر پروپوزال را در پاسخ به یک “درخواست پروپوزال“ (RFP) ارسال می کنید، مقدمه ای برای آن فراهم کنید که در آن شماره، تاریخ، شماره تماس با مشتری یا کارفرما و غیره آورده شده باشد. در غیر اینصورت، دلیل ارسال پروپوزال، دریافت کننده آن (با نام) و چگونگی پاسخ مورد انتظارتان را در این مقدمه ذکر کنید.
▪ معرفی سازمان ارسال کنده پروپوزال :سازمان ارسال کننده را بروشنی معرفی کرده و بر ارزش نقش آن برای کارفرما یا مشتری تاکید کنید.
▪ سوابق کاری: تجارب و سوایق کاری سازمان یا شرکت خود را بطور خلاصه ذکر کنید.
۲-۱) محصولات ارائه شده
▪ معماری :معماری طراح شده برای محصولات یا خدمات ارائه شده را شرح دهید.
▪ پیکربندی :نحوهٔ پیکربندی محصولات توسط خود یا مشتری را بیان کنید.
▪ جنبه های خاص و مزایا :اصلی ترین جنبه های محصولات پیشنهادی و مزایای مربوط به آنها را شرح دهید.
▪ مشخصات :عملکرد و سایر مشخصات محصولات پیشنهادی را شرح داده و یا در ضمیمه پروپوزال بیاورید.
۲-۲) خدمات ارائه شده
▪ بکارگیری :نحوه نصب و بکارگیری را شرح دهید.
▪ یکپارچه سازی :نحوه یکپارچه سازی با محیط موجود را شرح دهید.
▪ نگهداری و پشتیبانی :نگهداری و پشتیبانی فراهم شده برای مشتری را بیان کنید.
▪ روش تحویل :روش تحویل خدمات و رویه های مربوطه را بیان کنید.
▪ کاهش ریسک :تعریف واقع بینانه ای از ریسک های مواه با پروژه و نحوه کاهش آنها ارائه دهید.
▪ تضمین کیفیت :شرح انچه برای تضمین کیفیت انجام خواهید داد.
۳) تجارب و سوابق کاری مرتبط
▪ خلاصه ای از پروژه های انجام شده :توصیف پروژه های مشابهی که قبلاً توسط شرکت انجام شده است.
▪ مراجع و شواهد :شواهد و نقطه نظرات مشتریان قبلی خود را ذکر کنید.
۴) هزینه و قیمت گذاری
▪ روش تعیین قیمت :قیمت مورد نظر چگونه محاسبه شده است؟
▪ قیمت گذاری :قیمت محصولات و خدمات خود را بیان کنید.
▪ نحوه پرداخت :نحوه پرداخت قیمت محصولات یا خدمات خود توسط مشتریان را بیان کنید.
▪ موارد قانونی :هرگونه موارد و نیازمندی های قانونی مورد نیاز قراردادها را بیان کنید